Kofax MarkView for AP

Processamento otimizado de transações de CP

Liderança na automação da captura

O MarkView inclui a melhor captura do setor para recebimento de faturas, reconhecimento avançado e extração, validação e entrega de dados aos fluxos de trabalho e ao ERP, reduzindo erros, tempo e custos. O MarkView captura todas as informações relacionadas a faturas e automaticamente estabelece correspondência entre informações e insere pedidos de compra (PCs) no sistema de ERP. Em dados capturados, como nomes de fornecedores, números de faturas, datas de faturas, valores de faturas, números de PCs ou linhas específicas dos pedidos, a automação da extração, correspondência e exportação de dados para o ERP reduz consideravelmente o número de erros de dados em relação à inserção de dados manual. O reconhecimento avançado vai além do OCR básico, localizando palavras-chave e formatos, correspondência de dados de PCs, pesquisas fuzzy de bancos de dados e revisão de dados manuais em caso de exceções, garantindo que só os dados mais precisos e com a máxima confiabilidade sejam enviados ao ERP.

Portal de autoatendimento para fornecedores

O Kofax SupplierExpress™ reduz as dispendiosas consultas de contas a pagar (CP) por meio de acesso a autoatendimento na web para obter informações sobre o status de pagamentos e sobre as próprias faturas. Essas informações estão disponíveis para gerentes de linha de negócios e fornecedores, reduzindo as dispendiosas consultas de CP.

Painéis em tempo real

O Kofax MarkView AP Advisor é o primeiro aplicativo de desempenho de processos financeiros em tempo real que permite às empresas alcançar os mais altos níveis de eficiência e eficácia nas suas atividades de processamento de CP. Projetado especificamente para executivos financeiros, o MarkView AP Advisor possibilita aos gerentes financeiros gerenciar e otimizar estrategicamente processos financeiros, oferecendo uma perspectiva integrada das operações de CP, desde visões gerais abrangentes até resumos detalhados de atividades, sintetizando dados de processo e transacionais. Além disso, o produto oferece uma evolução essencial, combinando informações de desempenho de processos em tempo real com possibilidade de intervenção imediata, se necessário, para resolver problemas de processos que afetem o desempenho departamental.

Controles internos

O Kofax MarkView for AP reduz a ocorrência de erros e declarações incorretas na área de finanças por meio de controles internos rigorosos, garantindo que transações contábeis sejam registradas e classificadas de forma precisa e oportuna. Ao incorporar as melhores práticas da automação completa dos processos financeiros, o Kofax MarkView for AP otimiza os processos e garante a aplicação de políticas e procedimentos corporativos. Com sua eficácia comprovada nas principais empresas do mundo, o MarkView tem capacidade incomparável de atender às necessidades de organizações financeiras que buscam operações de padrão internacional.

As tecnologias de capacitação do MarkView – fluxo de trabalho e processamento de imagens, soluções de autoatendimento e integração com sistemas de ERP – permitem melhorar a eficiência e os níveis de serviço, deter fraudes, reduzir erros, garantir demonstrações financeiras precisas e reduzir os ciclos de fechamento contábil de forma substancial. Ao eliminar o papel e integrar todos os tipos de transação em fluxos de trabalho padrão consistentes e orientados por melhores práticas, o MarkView otimiza o processo de transações financeiras ao mesmo tempo que fortalece os controles internos. O resultado são operações financeiras totalmente automatizadas e custos de processos consideravelmente reduzidos.

O fortalecimento dos controles internos não impede a redução de custos

Um dilema clássico das organizações financeiras é a opção entre metas aparentemente divergentes: reduzir custos simultaneamente com o fortalecimento de controles internos e/ou o aprimoramento dos níveis de serviço. O fortalecimento do ambiente de controle normalmente gerava aumento de custos ou redução dos níveis de serviço, enquanto que a redução de custos frequentemente provocava enfraquecimento de controles e redução dos níveis de serviço. As consequências da implementação de qualquer uma dessas metas eram tão onerosas que acabavam por dissuadir muitas empresas. Por outro lado, as pressões do resultado final e dos requisitos de conformidade no ambiente atual demandam a implementação dessas metas.

O fortalecimento dos controles internos é um requisito básico das organizações financeiras que buscam operações de nível internacional. Com o MarkView, o fortalecimento dos controles internos claramente não se contrapõe à redução de custos e aprimoramento dos níveis de serviço. Na verdade, o aplicativo é fundamental na melhoria drástica do ambiente de controle ao mesmo tempo que transforma a eficiência operacional. Resultados tangíveis obtidos por clientes comprovam a eficácia do MarkView. Um terceiro independente, The Gantry Group, constatou que a suíte do MarkView gera ROI médio de 332% em três anos, ou US$ 1,9 milhão, com um prazo médio de retorno de 7,4 meses. Entre em contato conosco para obter uma cópia do artigo técnico sobre ROI.

Automação de processos financeiros do MarkView: capacitando empresas para alcançar objetivos de controle

Os processos com base em melhores práticas oferecidos pelo Kofax MarkView for AP estimulam um desempenho superior da empresa, o ROI e vantagens comerciais sustentáveis – tudo isso em um forte ambiente de controle. Especificamente, o MarkView facilita os objetivos de controle por meio dos seguintes recursos:

  • Aplicação de políticas e procedimentos corporativos: o MarkView aplica políticas e procedimentos corporativos incorporando fluxos de trabalho com base em melhores práticas em operações essenciais da empresa, como contas a pagar e gestão de despesas. Em consequência, aumenta a eficiência operacional e a probabilidade de detectar ou evitar atos ilícitos.
  • Estrutura de aprovação robusta e com atribuição de responsabilidades: garantia de aprovações em tempo hábil por meio de direcionamento, lembretes e acionamento de administradores de forma automática e rastreando todas essas atividades por meio de software de fluxo de trabalho. O acesso via autoatendimento a backups completos de transações e trilhas de auditoria detalhadas oferece aos gerentes uma clara visibilidade para possibilitar aprovações precisas e com alto nível de confiança.
  • Backup completo de transações: a manutenção adequada por meio da associação on-line de todas as informações pertinentes aos registros do ERP oferece visibilidade inigualável dos dados financeiros para processos de aprovação, revisões e auditorias, estabelecendo a fundação para os controles internos. A melhor prática de contas a pagar é integrar todos os formatos de documentos e fontes de backup de transações com o sistema financeiro do ERP juntamente com as faturas recebidas de forma centralizada por CP. Toda a documentação de faturas em papel é digitalizada pelo Kofax Capture e indexada no sistema de ERP usando a imagem, em vez do documento em papel real. Faturas eletrônicas (EIPP) e transações de EDI também são capturadas. Essa associação permanente do backup de transações com os registros do ERP fortalece consideravelmente o ambiente de controle.
  • Visibilidade antecipada e completa das transações financeiras: a centralização do recebimento de todas as faturas, juntamente com a captura imediata na linha de frente, permite registrar as responsabilidades o mais cedo possível e oferece aos executivos financeiros uma visibilidade precisa e de alto nível sobre os lançamentos contábeis. O custo é reduzido porque a solução permite que as empresas diminuam os tempos de ciclos de aprovação e revisão e eliminem faturas urgentes, permitindo aproveitar os descontos por pagamento antecipado e evitando as multas por pagamentos com atraso. Além disso, trilhas de auditoria mostrando quem fez o quê são mantidas continuamente durante todo o ciclo de vida dos processos.
  • Segregação de obrigações conflitantes nas transações: trata-se de um conceito simples, mas sua implementação e aplicação sistemáticas são uma tarefa difícil, raramente concluída com êxito. O sistema de ERP é o lugar lógico para começar. Muitos sistemas abordam as obrigações segregadas por meio de uma estrutura de segurança que controla a funcionalidade atribuída a cada usuário autorizado. Essa abordagem por classificação tem alto custo de projeto, implementação, suporte e manutenção. A área de finanças dificilmente pode alocar pessoal de forma dedicada a um processo que deve ser segregado. Por exemplo, a inserção de faturas é uma etapa que não deveria ser executada pelo mesma pessoa que as aprova. O mesmo ocorre com a aprovação de fornecedores e de faturas. À medida que os funcionários são promovidos, transferidos para outras funções ou demitidos, as empresas devem atualizar continuamente seus sistemas de ERP com os níveis corretos de autorização para todas as pessoas.

    Com o MarkView, a segregação pode ser aplicada no nível das transações, em vez dos cargos, possibilitando que os funcionários continuem a executar diversas funções desde que não haja conflitos na mesma transação. O monitoramento de transações comerciais em tempo real identifica possíveis violações de políticas, erros de pagamento, uso indevido do sistema e fraudes, encaminhando a transação para análise e resolução executivas, minimizando o risco sem sacrificar a produtividade ou o custo.

  • Trilhas auditorias completas: o MarkView permite que as empresas monitorem a fatura à medida que transita de uma etapa para a próxima. O sistema rastreia todas as alterações e mantém uma trilha de auditoria abrangente. A cada ponto do processo, as empresas têm um registro do que foi executado e o responsável pela execução em todas as etapas, permitindo detectar automaticamente possíveis conflitos na transação. Esse recurso fortalece a eficácia e a eficiência de uma robusta função de auditoria interna e externa, ajudando a evitar demonstrações financeiras incorretas. Os auditores podem receber acesso facilitado via autoatendimento a trilhas de auditoria e informações de backup completas para cada transação financeira, garantindo a rápida verificação dos controles e minimizando os custos de auditoria.
  • Suporte a auditorias internas e externas: o MarkView oferece acesso facilitado via autoatendimento a backup de transações e trilhas de auditoria completas e disponibilização de relatórios detalhados, dinamizando a função de auditoria.
  • Redução dos erros de processamento e contabilidade: as melhores práticas e os recursos de captura e direcionamento do MarkView reduzem uma grande variedade de tipos de erro – inserção de dados, documentos perdidos ou arquivados incorretamente e/ou aprovações deficientes –, reduzindo consideravelmente as taxas de erro.

Riscos sérios no ambiente de controle criam riscos de responsabilidade civil

A origem mais provável de riscos em um ambiente de controle é facilmente identificada, bem como as possíveis implicações legais de cada processo capaz de comprometer a eficiência de custos de uma organização financeira, a qualidade de auditoria e a capacidade de alcançar a conformidade regulamentar. Essas possíveis origens são:

  • Processos baseados em papel: uma empresa que depende de processos financeiros baseados em papel é suscetível a ineficiências e riscos complicados. De acordo com um estudo da PricewaterhouseCoopers, uma empresa média faz 19 cópias de cada documento em papel, gasta US$ 20 para arquivar cada documento, perde um em cada 20 documentos, gasta US$ 120 em mão de obra na procura e 25 horas de mão de obra na recriação de cada documento perdido. Nesse ambiente baseado em papel e manual, controles internos insuficientes e desperdício predominam em processos de negócio financeiros essenciais como compras, contas a pagar e contas a receber.

    Além do maior risco de fraude, processos manuais e baseados em papel são um terreno fértil para erros. Em CP, erros como pagamentos em duplicidade, pagamentos em excesso e codificação de distribuição ocorrem devido a processos complexos e não funcionais. A causa de pagamentos em duplicidade frequentemente é a emissão de uma segunda fatura pelo fornecedor, que se cansa de esperar pelos longos tempos de ciclo característicos dos processos ineficientes. Pagamentos em excesso normalmente são causados por erros na inserção de dados de fatura.
  • Processos diferentes para tipos de transação diferentes: muitas empresas gerenciam transações com formatos e/ou origens diferentes, incluindo papel, EDI, faturas via fax ou eletrônicas (EIPP), cada um deles com um fluxo de trabalho e processo de negócio diferentes. Isso cria um ambiente de controle mais amplo, com proliferação de processos essenciais, causando ineficiências de processo, maior potencial de atos ilícitos e aumento do custo de conformidade e auditoria.
  • Backup de transações baseadas em papel: os riscos da utilização de backup de transações baseadas em papel são semelhantes aos da dependência do papel em qualquer outro processo. Os processos de arquivamento, recuperação, cópia e envio via fax e via correio de documentos de papel atrapalham o processamento das transações, dificultam a associação de documentos com um registro financeiro do ERP de modo preciso e oportuno e cria várias lacunas no ambiente de controle.
  • Estrutura de aprovação manual: os processos de aprovação manual frequentemente são lentos, cheios de enganos e desprotegidos (p. ex., verificações de assinatura), devido aos grandes volumes e aos recursos limitados.
  • Segurança móvel: o acesso móvel a dados de fatura e a processos de CP deve cumprir os padrões e os controles internos da empresa.
  • Obrigações conflitantes: como demonstrado claramente por inúmeros casos de fraude, a segregação rigorosa de obrigações é essencial para a manutenção dos mais rígidos controles internos. Quando as obrigações não são segregadas de forma adequada (p. ex., inserção de fatura e aprovação de fatura), é impossível alcançar os rigorosos objetivos de controle interno.
  • Histórico de auditoria inacessível: com os requisitos impostos pela Sarbanes-Oxley, a realização de auditorias precisas, oportunas e econômicas requer a fácil verificação de registros nas auditorias. Se os processos sob auditoria são complexos, com múltiplas etapas e/ou manuais, os encargos da auditoria são consideravelmente aumentados.

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Fluxos de trabalho com base em melhores práticas

A captura e gerenciamento on-line de todos os dados de fatura de forma intuitiva permite que as empresas dinamizem e automatizem processos de procure-to-pay. Muitos sistemas de ERP não são aproveitados integralmente porque os processos de negócio que envolvem esses dispendiosos sistemas ainda não foram otimizados. O volume de e-mails, faxes e papéis enviados e recebidos se mantém por longo tempo após o término da implantação do ERP. Ao capturar todos os dados de fatura eletronicamente com a maior antecipação possível, as empresas têm mais facilidade de alcançar a verdadeira automação completa do processo de procure-to-pay. A Kofax encapsulou as melhores práticas de 16 anos de experiência e centenas de implementações de fluxos de processos de negócio de CP que eliminam gargalos de comunicação e otimizam processos de CP.

O MarkView automatiza as transações baseadas em PC e sem PC no aplicativo de contas a pagar do ERP. Com faturas pré-aprovadas e baseadas em PC, otimiza-se o processo normalmente trabalhoso de resolução de retenção, pois todas as informações da fatura são capturadas on-line e entregues imediatamente ao usuário responsável pela resolução da retenção. Com o MarkView for Accounts Payable, todas as informações e ferramentas estão à disposição do usuário para resolver a retenção e aprovar o pagamento da fatura. Se as pessoas necessitam de informações da fatura ou de pedido de compra, o Kofax MarkView for AP oferece acesso on-line a todas as informações associadas, reduzindo consideravelmente o custo e o tempo associados à recuperação dessas informações por um funcionário de CP.

Com faturas sem pedidos de compra, o Kofax MarkView for AP leva as faturas do fornecedor diretamente para o departamento de CP e otimiza o processo de codificação e aprovação. O produto aproveita as hierarquias de segurança e aprovação do sistema de ERP para encaminhar a fatura para o gerente de linha de negócios indicado, enviando um e-mail com um link. Quando o gerente clicar no link, a fatura será exibida no navegador para que possa ser revista, codificada e aprovada. Com o Kofax MarkView for AP, os códigos de centro de custo, que podem ser extensos e difíceis de lembrar, são inseridos corretamente já na primeira vez, conferidos e validados em tempo real nas tabelas do ERP. Para aprovar ou rejeitar a fatura, o gerente simplesmente arrasta e solta o carimbo apropriado na fatura eletrônica.

A Kofax oferece fluxos de trabalho com base em melhores práticas otimizados e integrados em produtos para otimizar processos financeiros

Os fluxos de trabalho com base em melhores práticas do Kofax MarkView for AP transformaram as práticas comerciais e otimizaram os processos de contas a pagar para oferecer o maior benefício possível às principais empresas do mundo. Nessa transformação, a Kofax dinamizou processos, fortaleceu controles internos, simplificou o processo de auditoria e implementou ganhos de produtividade consideráveis para a área de finanças e para as linhas de negócio, ao mesmo tempo que reduziu os custos. Nesta era de pressões crescentes sobre os profissionais financeiros, a disponibilidade da solução correta gera dividendos no resultado final.

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Faturamento eletrônico

O faturamento eletrônico (também conhecido como e-Invoicing, EIPP ou apresentação e pagamento de faturas eletrônicas) tem um histórico bem documentado de oferecer o menor custo de processamento de transações de contas a pagar (CP).

Justifique seu investimento no faturamento eletrônico

Uma estratégia de e-Invoicing deve abordar o conjunto completo de necessidades e benefícios desejados para a automação de processos financeiros completos. Uma estratégia vencedora deve incluir o projeto do processo ideal, a criação de casos de negócio e a proteção do investimento necessário, a seleção e implantação bem-sucedida das tecnologias adequadas, a adoção pelos fornecedores das alterações solicitadas pelo comprador no processo do pedido até o pagamento e a adoção bem-sucedida de alterações nos processos internos.

O alto custo do processamento de papel Os processos baseados em papel são complicados, caros, propensos a erros e lentos, carecem de visibilidade e apresentam desafios de integridade, conforme evidenciado por violações de controle, erros e o custo e complexidade das auditorias. O e-Invoicing aborda cada um desses problemas, prometendo:

  • Dinamizar processos;
  • Reduzir custos;
  • Eliminar erros;
  • Reduzir o tempo de processamento das faturas;
  • Aumentar a visibilidade;
  • Fortalecer controles internos e
  • Aprimorar níveis de serviço

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Autoatendimento

A função de contas a pagar tem vários parceiros essenciais, incluindo unidades de negócios, compras, fornecedores, funcionários, contabilidade, auditores, diretor financeiro e controller. A satisfação das demandas de todas essas partes interessadas pode ser, na melhor das hipóteses, uma tarefa assustadora e, na pior, um encargo pesado. Constantes consultas, controvérsias, solicitações de informações e correções de erros podem surtir efeitos muito nocivos sobre a produtividade em CP. Porém, e se essas partes interessadas pudessem executar tarefas relacionadas a CP de forma independente, sem necessidade de qualquer ajuda da equipe de CP? Esse é o conceito por trás do autoatendimento. O autoatendimento pode ser uma ferramenta poderosa que reduz o custo e melhora os níveis de serviço por meio de tempos de ciclo mais curtos, sem comprometer os controles internos. Ao mesmo tempo, o autoatendimento minimiza os erros virtualmente eliminando a necessidade de nova inserção de dados de fatura, que muitas vezes causa erros de inserção de dados e de pagamento.

O autoatendimento pode ser aproveitado em todo o ciclo de vida do processamento de CP, desde o envio/captura do documento da fatura até a otimização e gerenciamento dos próprios processos de fluxo de trabalho, gerenciamento dos recursos de CP, consultas e auditoria.

O autoatendimento capacita a área de contas a pagar porque:

  • Possibilita que fornecedores consultem o status de pagamento e enviem faturas on-line por meio de um portal de autoatendimento para fornecedores.
  • Possibilita que as unidades de negócio aprovem e codifiquem as faturas com precisão, sem qualquer envolvimento de CP.
  • Possibilita que a área de compras resolva as retenções, sem depender de CP.
  • Possibilita que gerentes de CP e controllers monitorem métricas essenciais a respeito de produtividade, gestão de caixa e conformidade.
  • Possibilita que os funcionários enviem relatórios e recibos de despesas.
  • Possibilita que auditores recuperem documentação de backup e trilhas de auditoria sem sobrecarregar CP.

As economias obtidas pela mudança para o modelo de autoatendimento liberam recursos para aplicação em objetivos com maior valor agregado, como conformidade de contratos, gestão de caixa, melhoria da produtividade, racionalização de fornecedores e análises de despesas.

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Integração com o sistema de ERP em tempo real

O sistema de ERP é a espinha dorsal transacional da empresa, o centro de conhecimento para as informações transacionais. A maioria das soluções complementares de CP alega ser "integrada" ao ERP, quando na verdade duplicam informações, a lógica de negócio e as funcionalidades corporativas do ERP, levando a ineficiências e erros. A integração com o sistema de ERP em tempo real garante que o ERP seja o único ponto de referência, sem duplicação de informações, lógica de negócio ou funcionalidades corporativas.

Informações de transações do ERP em tempo real

A solução de CP com base em melhores práticas oferece inserção de transações em tempo real. No recebimento, a fatura é inserida imediatamente no ERP. Na abordagem menos integrada, o ERP não toma conhecimento da fatura entre o recebimento e a aprovação, quando a fatura finalmente é inserida no sistema de ERP. Com a integração em tempo real, todos os dados de fluxo de trabalho são visíveis no ERP. As consultas são respondidas com informações e status de fluxo de trabalho do ERP em tempo real. Essa abordagem também garante a precisão dos relatórios financeiros.

Informações e lógica de negócio corporativas

Ter um único ponto de referência significa que absolutamente nenhum dado é duplicado. O sistema de ERP deve ser o único ponto de referência para:

  • Segurança e autoridade do usuário
  • Hierarquias de usuários
  • Limites de materialidade
  • Tabelas de contas
  • Arquivos-mestre de fornecedores

Soluções integradas e em tempo real aproveitam as informações corporativas mantidas e armazenadas no sistema de ERP e utilizam a lógica de negócio do ERP para validar as informações inseridas. As soluções que duplicam dados e lógica de negócio apresentam problemas com sincronização de dados e discrepâncias de lógica, resultando em um maior número de erros.

Ambiente do usuário

As atividades diárias dos profissionais de finanças e de compras estão centradas em aplicativos de ERP. Portanto, eles esperam que novos recursos sejam fornecidos em um ambiente complementar, sem introduzir novos paradigmas. Ao mesmo tempo, usuários de áreas de negócio que revisam, codificam e aprovam faturas normalmente têm pouco conhecimento do ambiente de usuário do ERP e provavelmente preferem navegadores da web como área de trabalho. A solução é oferecer novos recursos por meio de áreas de trabalho integradas diretamente e projetadas especificamente para cada tipo de usuário.

Integração com ERP em tempo real oferece valor tangível

O Kofax MarkView for AP aproveita totalmente o poder dos investimentos em Oracle e SAP com a otimização e automação dos processos de negócio que interagem com esses potentes sistemas de ERP. Os fluxos de trabalho com base em melhores práticas eliminam as etapas desnecessárias e otimizam o processamento por todos os participantes. A integração com o sistema de ERP em tempo real do MarkView oferece retorno sobre o investimento convincente e rápido e aprimorou consideravelmente os processos de negócio financeiros das mais importantes empresas do mundo.

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