Kofax Transformation

Automaticamente classificar, separar e extrair dados a partir de qualquer documento para maior produtividade, processos mais rápidos, melhor qualidade dos dados e reduzir os custos

Quais são os benefícios de se usar o Kofax Transformation?

O Kofax Transformation é a oferta mais completa e versátil de classificação de documentos e extração de dados presente no mercado atualmente. Ele é capaz de processar formulários, faturas, cheques, correspondências e qualquer outro tipo de documento, escrito à mão ou à máquina, em uma única plataforma - e oferece benefícios exclusivos para os negócios para usuários em todo o mundo. O Kofax Transformation contém tecnologias únicas de classificação, separação e extração de documentos, que geram precisão mesmo nos documentos mais complexos, o que garante o retorno do investimento, geralmente, em 12 meses.

Redução de custos: eliminar a necessidade de classificar, separar e extrair dados manualmente de documentos pode reduzir significativamente seus custos operacionais - quanto maior o nível de automação, maior a redução. Com o Kofax Transformation, os usuários atingem altos níveis de automação em qualquer tipo de documento. Um cliente, uma grande operadora de serviços de telefonia celular na Europa, atingiu uma taxa de reconhecimento de campos de 98% nas faturas de seus principais fornecedores e, conseqüentemente, um registro automático de 90% de faturas no SAP, sem intervenção manual. O retorno do investimento com o Kofax Transformation é garantido e ocorre geralmente dentro de 12 meses. Um cliente nosso, fornecedor global de serviços bancários, atingiu um retorno do investimento em processamento de inscrições de crédito e suporte a documentos em apenas 3 meses.

Maior produtividade: a classificação manual de documentos, a separação de documentos e a extração de dados podem ser demoradas e tediosas, além de representarem um mau uso do horário de trabalho dos funcionários. Automatizando esses processos, o Kofax Transformation possibilita que os funcionários capacitados concentrem seus esforços em tarefas importantes, como atender os clientes ou responder dúvidas. A velocidade de processamento também aumenta. 

Melhor qualidade de dados: A classificação e separação de documentos e a extração de dados feitas manualmente estão propensas a erros (os seres humanos atingem uma taxa média de 95% de precisão na classificação e extração manual de documentos). Automatizando esses processos e ajustando as tecnologias em documentos de clientes, o Kofax Transformation pode melhorar a qualidade dos dados extraídos em comparação com a digitação manual (o que geralmente reduz o erro para menos de 5%), enquanto mantém um alto grau de automação. Além disso, os poderosos recursos de validação de dados do Kofax Transformation garantem que as informações extraídas estejam corretas antes de serem utilizadas pela empresa. O resultado são menos exceções no processamento, em comparação com os métodos manuais, e menos consultas dos clientes.

Maior conformidade: o Kofax Transformation fornece uma estrutura de trabalho controlada com base em TI para reunir dados privados de clientes assim que chegam à sua organização e colocando-os rapidamente em um repositório seguro. Os poderosos recursos de validação de dados garantem que os dados estejam corretos e a precisão na classificação de documentos significa que as políticas de segurança e retenção de conteúdo possam ser aplicadas de modo mais confiável.

Maior capacidade de processamento: Ao eliminar a necessidade da classificação, separação e extração manual de documentos, as empresas são capazes de processar mais transações por dia, sem aumentar sua equipe - quanto maior o nível de automação, maior o aumento. Com o Kofax Transformation, os usuários atingem altos níveis de automação em todos os tipos de documentos - um usuário atingiu um aumento de 100% na capacidade, sem aumentar sua equipe.

Melhor tempo de resposta: O Kofax Transformation pode classificar, separar e extrair um documento em questão de segundos, e podem ser executados fora do horário normal de trabalho, se necessário. Conseqüentemente, os documentos podem ser processados com mais rapidez do que por métodos manuais, reduzindo o tempo de conclusão de cada transação e beneficiando o usuário e seu cliente.

Segurança de dados aprimorada: O processamento automático de documentos reduz a necessidade de que seres humanos interajam com dados confidenciais, aumentando a segurança. Ao oferecer a possibilidade de classificar documentos automaticamente, conforme são digitalizados e alimentados em um sistema de fluxo de trabalho para o direcionamento automático, o Kofax Transformation elimina a necessidade de operadores de correspondências para ler documentos no seu recebimento para enviá-los ao departamento correto. Como conseqüência, o risco de informações confidenciais serem expostas ao público diminui. Após a extração, os dados confidenciais podem ser identificados e direcionados apenas à pessoa de interesse, permitindo lidar com questões de privacidade e confidencialidade dos clientes, resultando em maior confiança do cliente e maior respeito às conformidades regulatórias.

Auditoria de processos aperfeiçoada: os processos manuais são muito difíceis de auditar. Ao usar uma tecnologia automatizada para processar documentos, cada etapa pode ser controlada, monitorada e relatada. Como resultado, as organizações podem atender melhor aos requisitos de conformidade regulatória e é possível identificar gargalos com mais facilidade.

Histórico comprovado e uma sólida linhagem: há mais de 20 anos, a Kofax fornece soluções premiadas que automatizam os processos de negócios baseados em documentos, gerenciando a transformação e a troca de informações críticas para os negócios que chegam em papéis, faxes e formatos eletrônicos, de forma mais precisa, rápida e econômica. Essas soluções proporcionam um rápido retorno do investimento a milhares de clientes dos setores de serviços financeiros, fabricação, varejo, governo, saúde, terceirização de processos de negócios e outros mercados. A Kofax investe 18,5% de seu faturamento em pesquisa e desenvolvimento. Atualmente, há mais de 600 clientes contando com a tecnologia da Kofax Transformation para classificar, separar e extrair dados de um total de mais de 30 milhões de páginas por dia.

Custos de manutenção reduzidos e menor tempo de inatividade: as alterações nas configurações do sistema podem ser implementadas na produção de maneira rápida e econômica usando o mecanismo de publicação de classe de lote do Kofax Capture, mesmo em arquiteturas distribuídas.

Melhor gerenciamento de todo o conteúdo: 80% do conteúdo é não-estruturado e 90% desse conteúdo não-estruturado não é gerenciado - isto pode se tornar um grande problema para qualquer organização que queira usar suas informações para o benefício de seus negócios ou que tenha que atender conformidades regulatórias. Todo conteúdo, independentemente do formato, está sujeito à regulamentação. A tecnologia robusta de classificação e extração do Kofax Transformation pode classificar qualquer tipo de documento, estruturado ou não, e extrair seus metadados complexos com um alto nível de precisão.

Uma única plataforma para todos os tipos de documento: O Kofax Transformation é a oferta mais completa e versátil de classificação de documentos e extração de dados presente no mercado atualmente; ele pode processar formulários, faturas, cheques, correspondências e qualquer outro tipo de documento em uma única plataforma. Um cliente, o maior banco de investimentos alemão para fundos privados, conseguiu processar 5 milhões de páginas de correspondências de clientes, formulários, faxes, etc. por ano usando uma solução Kofax Transformation. Os documentos antigos também podem ser processados, o que evita o processo caro e demorado de reestruturação de formulários e possibilita a conversão eficaz em arquivos. Se as necessidades do usuário mudarem ao longo do tempo, o sistema poderá ser reconfigurado de acordo.

Escalabilidade/capacidade de atualização: os clientes podem atualizar o volume e os recursos simplesmente reativando suas licenças. Não é necessário instalar ou reinstalar o software. A compatibilidade futura de configurações é garantida.

Versatilidade e poder exclusivos: o Kofax Transformation pode processar qualquer tipo de documento em uma única plataforma (é a oferta mais completa e versátil de classificação de documentos e extração de dados presente no mercado atualmente). Ele conta com uma tecnologia de classificação e separação exclusiva, que gera alta precisão nos mais complexos documentos, e um conjunto poderoso de tecnologias de extração, que podem ser usadas em combinação para gerar o melhor desempenho.

Melhor desempenho e maior retorno do investimento, sem uma reconfiguração cara: os Kofax Transformation vem com exemplos para ensinar os usuários a classificar, separar e extrair documentos, que podem ser configurados mais rapidamente e de forma mais econômica do que os tradicionais métodos baseados em regras. Em seguida, conforme os documentos são processados em um ambiente de produção, o aprendizado on-line pode ser usado para "ensinar" ao sistema as características de documentos problemáticos, para que sejam processados automaticamente no futuro, aumentando o retorno do investimento; não são necessárias habilidades em TI.

Digitação ergonômica e validação de dados: em um ambiente de transformação, uma validação de dados eficaz e fácil de usar é fundamental para manter a produtividade - a criação de uma validação ineficaz pode anular os benefícios da classificação e extração automatizadas. Os aplicativos de inserção do Kofax Transformation são altamente personalizáveis, seja no momento do projeto, por meio de uma interface de arrastar e soltar fácil de usar, ou durante a execução, por meio de um amplo conjunto de eventos de script. Durante a execução, a navegação na tela e a manipulação de imagens são lógicas e fáceis de usar. Interfaces separadas são fornecidas para a revisão da classificação de documentos, a correção de caracteres únicos e a validação de dados - em cada etapa a interface é ajustada visando à eficiência máxima. Essa abordagem é exclusiva da Kofax.

Custos de treinamento reduzidos: a inserção de inscrições no Kofax Transformation pode ser totalmente personalizada pelos clientes - requisitos específicos em termos de layout de tela e comportamento de interface. É possível configurar inclusive para reproduzir sistemas anteriores. Isso reduz os custos com treinamento e acelera a adoção dos novos sistemas.

Recursos poderosos de relatórios/auditoria: conforme os documentos são processados, o Kofax Transformation reúne informações detalhadas sobre as taxas de reconhecimento e apresenta estatísticas por campo, tipo de documento, média, ao longo dos períodos selecionados pelo usuário. Isso permite que os usuários monitorem o desempenho do sistema e obtenham uma notificação antecipada de quaisquer problemas.

Aproveitamento do Kofax Capture: o Kofax Transformation se integra facilmente ao Kofax Capture, o que dá acesso a uma ampla gama de scanners de documentos e soluções de armazenamento de backend, além de se beneficiar de sua captura distribuída, alta disponibilidade e recursos empresariais. Os recursos robustos de transformação podem ser adicionados a qualquer instalação do Kofax Capture, sem interrupções à infra-estrutura existente.

Uma única origem para todas as necessidades de captura: a Kofax fornece o produto de captura de dados e documentos único mais abrangente do mercado atualmente, capaz de atender todas as necessidades, desde uma simples digitalização para arquivamento, passando pelas mais complexas soluções de captura de dados. A interoperabilidade entre os componentes é garantida e os clientes se beneficiam do suporte integrado.

Suporte mundial: os produtos e soluções da Kofax são fornecidos por meio de uma rede global de mais de 1.200 parceiros autorizados em 60 países e sua própria equipe de vendas e serviços emprega 1.200 pessoas em 36 países na América, Ásia-Pacífico, Europa, Oriente Médio e África.

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